Văn hóa giao tiếp email - quy tắc chuẩn tạo sự thành công

Một cán bộ quản lý một Ngân hàng chia sẻ, sau khi làm việc cho các ngân hàng nước ngoài, trở về Việt Nam, giao tiếp qua email của một số đồng nghiệp khiến anh cảm thấy lúng túng và khó hiểu vì sự tùy tiện, không đạt chuẩn. Theo anh quan sát, có rất nhiều người chưa sử dụng email một cách chính xác và hiệu quả để giao tiếp với đồng nghiệp. Rất cần có một quá trình huấn luyện, hoặc phải đưa ra những quy tắc, quy định để giúp những cán bộ nhân viên mới có thể tăng nhận thức về văn hoá viết email cho toàn công ty. 

Email - công cụ giao tiếp hữu ích trong doanh nghiệp

Ở hầu hết các doanh nghiệp hiện nay việc giao tiếp làm việc và sử dụng email là công việc vận hành hằng ngày đã giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp và đội ngũ cán bộ nhân viên các cấp từ quản lý tới nhân viên. Giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian, gia tăng tốc độ xử lý các vấn đề, triển khai các công việc hiệu quả. 

Việc sử dụng phương tiện email một cách hiệu quả cũng đòi hỏi doanh nghiệp và các cá nhân trong tổ chức nắm rõ các quy tắc, có những quy định cụ thể, phù hợp, rõ ràng, chuẩn xác để giúp tạo ra một nền văn hóa "email" đạt chuẩn, giúp ích tối đa cho công việc hàng ngày. 

Đặc biệt, trong thời đại phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, mạng internet cũng như các công cụ làm việc trực tuyến, việc dùng email như một phương tiện chính để trao đổi trong công việc là điều cần thiết. Tuy nhiên, làm sao để có thể giao tiếp qua email một cách hiệu quả. Rất cần chúng ta tìm hiểu, cùng nhau xây dựng email trở thành một công cụ "văn hóa": chính chủ nhân của email cũng thể hiện được tính cách cũng như sự chuyên nghiệp trong từng trường hợp cụ thể. 

Câu hỏi: làm thế nào để viết một email giao tiếp hoàn chỉnh đạt những quy định cơ bản đồng thời lại phục vụ một cách hữu ích cho công việc là một câu hỏi cần quá trình xây dựng của mọi thành phần trong tổ chức. Có rất nhiều đơn vị đã tạo ra các khóa đào tạo nội bộ cho cán bộ nhân viên từ khâu đầu vào về văn hóa giao tiếp qua mail. Điều này không chỉ cần được xây dựng sớm, mà cần phải tiến hành thường xuyên, đồng thời, trong quá trình giao tiếp, "cộng đồng sử dụng email" cũng cần được nhắc nhở, góp ý, cùng tạo ra những quy tắc chuẩn xác trong mỗi đơn vị, hội/nhóm làm việc. 

Email - công cụ thể hiện sự chuyên nghiệp trong văn hóa làm việc của tổ chức

Phần lớn các lỗi trong quá trình sử dụng email thường xuất hiện từ phía những người chưa quen hoặc ít sử dụng email một cách thường xuyên. Sự chuyên nghiệp được tạo ra bắt đầu từ khâu soạn thảo tương tự việc soạn thảo một văn bản có đầy đủ 3 phần: Mở đầu/gợi mở - Nội dung chính/đề nghị/hợp tác/triển khai/giao việc/nhắc nhớ - Kết luận/lời cảm ơn/lời chúc/lời chào/tái bút/ghi chú. 

Ngay khi bắt đầu soạn thảo một email, bạn cần xác định nội dung chính, thông điệp chính, khung soạn thảo các ý chính để email của bạn không bị đi "quá xa" với mục đích bạn cần. 

Lỗi đầu tiên rất thường xuyên gặp phải của người mới dùng là lỗi không có subject (tiêu đề thư), nếu bạn là người hay quên, hãy điền vào subject trước khi bắt đầu soạn thảo phần tiếp theo. 

Tiếp đó vào phần nội dung viết, rất nhiều trường hợp diễn đạt email một cách dài dòng quá mức gây ra cho người đọc một cảm giác khó chịu, khó hiểu và mất thời gian đọc; Cũng có những "chiếc email" lại trở nên quá "cụt què", ngắn gọn tới mức thiếu chính xác, thiếu ý tứ... Bên cạnh đó, lỗi cơ bản cũng xuất hiện nhiều ở chính tả, lỗi không để ý tới format (khuôn mẫu chuẩn) của email. Tất cả điều này phải được dạy tương tự như trình bày một văn bản... Bạn phải hình dung, email của bạn phải giống như một trang sách, một bài văn, một bài viết cần được kiểm tra văn phong, trình bày, soát lỗi chính tả thật kỹ trước khi xuất bản. 

Không ít người khi bắt đầu gửi email chỉ định thế này, nhưng sau đó lại "thế khác", việc này dẫn tới cả thừa, cả lẫn và cả sót: thừa những người không liên quan phải đọc; Lẫn những ý tứ quá ôm đồm trong một email; Sót soát trước không giống sau (vì định gửi cho một người, một việc thì cuối lại thành nhiều người, nhiều việc). Để tránh việc này, bạn phải nhất quán việc xác định rõ việc gửi email cho ai? vào việc gì? yêu cầu thế nào và thời hạn cụ thể ra sao? Nếu có người liên đới, thì người đó phải trực tiếp trong tổ triển khai và có phần việc tham gia trực tiếp trong nội dung email bạn gửi. 

Email - công cụ giúp bạn thành công

Việc thiếu chuyên nghiệp trong cách trình bày email sẽ gây ra cho bạn rất nhiều phiền toái. Ví dụ, bạn thường xuyên quên tài liệu đính kèm "attach file", trong khi đó nội dung email của bạn đề cập rất rõ "cần phải đọc tài liệu đính kèm", thì việc bạn mất rất nhiều công sức để soạn thảo, trình bày email mà không có file đính kèm quan trọng nhường ấy thì công sức trở về "zero". Bạn cũng không thể hoàn thành công việc được giao đúng thời hạn, nếu cứ quên - nhớ như vậy. 

Chưa kể, việc sử dụng email thiếu chuyên nghiệp sẽ tác động tới tâm lý người nhận, gây ra những áp lực hoặc ức chế, khó chịu, ảnh hưởng tới chất lượng công việc và nhiệm vụ chung của toàn công ty. Kết quả là, mọi công việc, mọi kế hoạch, mọi "deadline" không thể đạt được như mong muốn nếu bạn không biết cách giao tiếp bằng email đảm bảo yếu tố văn minh, lịch sự, chính xác, logic và phù hợp với văn hóa. 

So với các kênh giao tiếp khác như điện thoại, tin nhắn, cuộc gọi, hay note (ghi chú), việc sử dụng email được xem như một công cụ hữu hiệu và có tính chính thống hơn trong nhiều trường hợp. Có nhiều doanh nghiệp hiện tại đã không  còn sử dụng văn bản giấy tờ (hard-copy) mà thay thế hoàn toàn bằng email/các tài liệu online làm văn bản vận hành chính thống. 

Thực chất, email cũng có thể là kênh có thể thay thế văn bản chính thống để nhân viên có thể để đạt trình bày các ý tưởng, các dự án, trao đổi với cấp trên và ngược lại email cũng có thể được sử dụng như một sắc lệnh, một phê chuẩn, phê duyệt của cán bộ quản lý trong những tình huống cấp thiết được cho phép bởi quy định của công ty và người đứng đầu. Vậy, nên bạn cần hết sức cẩn trọng trong "từng câu chữ" của email. 

Nắm rõ được tầm quan trọng của văn hóa giao tiếp qua email, bạn có thể tìm hiểu thêm các tài liệu hướng dẫn, tham gia các khóa huấn luyện hoặc học hỏi người đi trước, những người có kinh nghiệm để có thể chuẩn bị cho mình một hành trang hoàn chỉnh để bước vào con đường "sự nghiệp vĩ đại" của riêng mình, trở nên một người chuyên nghiệp và thành công.