Khi email trở thành nỗi ám ảnh với Gen Z

Gen Z ở Mỹ sợ email

Theo một cuộc khảo sát gần đây với 2.000 nhân viên văn phòng tại Mỹ của nền tảng học ngoại ngữ Babbel, phần lớn mọi người cho biết, email họ nhận được mỗi ngày đang trở thành nỗi ám ảnh, đặc biệt là đối với Gen Z từ 18-24 tuổi. Họ cảm thấy căng thẳng trước khối lượng email khổng lồ phải xử lý.

Hơn 1/3 (36%) nhân viên Gen Z trong khảo sát thừa nhận có hơn 1.000 email chưa đọc trong hộp thư. Trong đó, 1/5 nhân viên trẻ thừa nhận "rất thường xuyên" cảm thấy hối hận về những email đã gửi đi.

"Mạng xã hội và các nền tảng nhắn tin tức thời có tác động mạnh đến thói quen giao tiếp của Gen Z. Ngược lại, bản chất cứng nhắc và hình thức giao tiếp của email khiến nhiều người trẻ cảm thấy xa lạ và phức tạp hơn", Esteban Touma, chuyên gia ngôn ngữ và văn hóa tại Babbel, cho hay.

Trong khi đó, thế hệ Gen Z đã quen sử dụng những nền tảng tin nhắn và mạng xã hội đề cao tính tương tác ngay lập tức, tính thân mật và sử dụng nhiều hình ảnh để diễn tả câu chuyện như Snapchat hay Instagram.

"Từ những phát hiện của chúng tôi, Gen Z dường như đang phải vật lộn khi sử dụng email. Những khác biệt trong phong cách giao tiếp trên email có thể gây ra tình trạng kiệt sức ở nơi làm việc cho nhân viên trẻ tuổi", Esteban Touma nói thêm.

Keely Antonio (25 tuổi) cho biết những thách thức trong giao tiếp qua email đã góp phần khiến cô cảm thấy kiệt sức khi làm việc. Cô bắt đầu làm việc bán thời gian cho một công ty bán lẻ vào năm cuối đại học và nhanh chóng tham gia các cuộc gặp gỡ khách hàng lớn và chịu trách nhiệm cho mục tiêu doanh số cao. Tuy nhiên, môi trường làm việc thiếu sự hỗ trợ khiến cô cảm thấy quá tải và không thể kiểm soát được căng thẳng, đặc biệt khi thời điểm tốt nghiệp năm 2020 đang đến gần.

"Tôi cảm thấy không có phương thức giao tiếp hiệu quả trong công ty này. Email có vẻ lỗi thời và quá cồng kềnh để cung cấp phản hồi và hỗ trợ kịp thời. Bên cạnh đó, email cũng thiếu các hình thức liên lạc khác", Antonio chia sẻ.

Theo Antonio, các công cụ giao tiếp như nhắn tin qua ứng dụng có thể giúp cô giải quyết các vấn đề dễ dàng và phản hồi một cách nhanh chóng hơn.

Vì môi trường làm việc thiếu công cụ hỗ trợ trong giao tiếp, cô gái 25 tuổi đã từ chối lời đề nghị làm việc toàn thời gian với mức lương 100.000 USD sau khi tốt nghiệp.

Giờ đây, Antonio là nhà đồng sáng lập FeelSwell Experiences - công ty chuyên tư vấn giúp các doanh nghiệp thu hút và gắn kết nhân viên Gen Z.

Cách sử dụng email hiệu quả

Tuy nhiên, Esteban Touma cảnh báo rằng, văn hóa làm việc quá chú trọng đến tính tức thời cũng không phải là giải pháp tuyệt vời. Theo chuyên gia ngôn ngữ và văn hóa, việc kỳ vọng phản hồi nhanh chóng qua email và các tin nhắn khác "có thể xóa nhòa ranh giới giữa công việc và cuộc sống cá nhân".

"Không giống như các thế hệ trước đây đã phát triển được những chiến lược để phân chia rạch ròi giữa giao tiếp cá nhân và công việc, Gen Z có thể gặp khó khăn trong việc thiết lập những ranh giới đó", Touma chia sẻ.

Để xây dựng những quy tắc ứng xử lành mạnh liên quan đến email, theo Touma, các tin nhắn khẩn cấp nên được phản hồi trong vòng 1-2 giờ. Với những nội dung không quá cấp bách, việc trả lời trong vòng 24 giờ vẫn được coi là lịch sự và chuyên nghiệp.

Ngoài ra, quản lý hòm thư hiệu quả, chuyên gia Touma cũng đề xuất nên thiết lập các bộ lọc để tự động phân loại email theo mức độ khẩn cấp và chủ đề. Bằng cách này, nhân viên có thể biết email nào cần phản hồi ngay và email nào có thể xử lý sau.

Cuối cùng, hãy thiết lập các khung giờ cụ thể để kiểm tra và trả lời email, tránh tình trạng gián đoạn liên tục trong suốt thời gian làm việc.