Hành trình tri thức của một tổ chức học tập

Thế nào là một tổ chức học tập?

Tổ chức học tập (learning organization) là tổ chức, nơi con người liên tục nỗ lực với khả năng của mình để đạt được kết quả mong muốn, nơi các ý tưởng mới được hình thành, nơi tinh thần tập thể được phát huy, nơi con người liên tục học và học cùng nhau.

Thực ra, trên thực tế, ta thấy có nhiều định nghĩa khác nhau về tổ chức học tập.

C. Marlena Fiol và Marjorie A. Lyles (1985) quan niệm rằng, "tổ chức học tập là quá trình nâng cao hoạt động của tổ chức thông qua việc trao đổi kiến thức và sự hiểu biết".

Watkins và Marsick (1992) lại giải thích một cách cụ thể hơn: "Các tổ chức học tập được đặc trưng bởi sự tham gia của toàn bộ nhân viên vào một quá trình học tập, thay đổi có trách nhiệm tập thể hướng tới các giá trị hoặc nguyên tắc được chia sẻ".

Năm 1998, Peter Senge đưa ra một định nghĩa khác: "Tổ chức học tập là một công ty luôn đề cao việc học tập của nhân viên để thích nghi với mọi biến động. Đó là nơi mọi người liên tục mở rộng năng lực của mình để tạo ra kết quả mà họ thực sự mong muốn, nơi nuôi dưỡng các mô hình tư duy mới và mở rộng, nơi khát vọng của tập thể được tự do và mọi người liên tục học cách học cùng nhau".

Để đáp ứng nhu cầu nhân lực chất lượng cao mà nền kinh tế tri thức đòi hỏi, để phát triển trong một thế giới luôn thay đổi bất thường và khó lường, một tổ chức về sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, nghiên cứu khoa học, giáo dục và văn hóa… đều coi học tập là chìa khóa của sự tồn tại và phát triển, đều lấy học tập làm cứu cánh để đạt tới sự thành công một cách bền vững. 

Thông qua học tập, năng lực làm việc của mỗi cá nhân thành viên của tổ chức sẽ được cải thiện, kiến thức và kỹ năng liên tục được bổ sung. 

Việc học tập thường xuyên sẽ giúp từng cá nhân, từng nhóm công tác, từng tập thể lao động có năng suất lao động cao, thêm động lực làm việc, tăng khả năng thích ứng với quá trình hoạt động luôn phải đổi mới về kiến thức, kỹ năng khi các trang thiết bị kỹ thuật ngày càng hiện đại và các công nghệ mới, công nghệ cao thay thế liên tục những công nghệ đã lỗi thời.

Tổ chức học tập là tổ chức biết học hỏi. Tính chất biết học hỏi thể hiện ở mấy đặc điểm dưới đây:

Pedler và những cộng sự (1992) nhấn mạnh tính linh hoạt tạo điều kiện học tập để các thành viên trong tổ chức sao cho họ liên tục thay đổi và chuyển hóa những năng lực của chính mình.

Leithwood và Aitken (1995) cho rằng, sự biết học hỏi sẽ tạo ra tầm nhìn chung về sự phát triển của tổ chức, từ đó, thống nhất được những mục tiêu học tập của từng cá nhân với mục tiêu phát triển chung của tổ chức. Tập thể các thành viên trong tổ chức phải coi trọng những giá trị của mục tiêu cũng như thấy được sự cần thiết phải thay đổi mục tiêu để đạt tới những thành công lớn hơn.

Nevis và nhiều người khác (1995) thì coi trọng việc chuyển giao và chia sẻ tri thức, coi đây là phương thức gia tăng nhanh chóng sự hiểu biết của các thành viên trong tổ chức.

Tri thức của một tổ chức học tập

Tri thức của một tổ chức là một vấn đề hiện đã được tiêu chuẩn hóa bởi Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO (International Organization for Standardization). Cơ quan này chuyên thiết lập các tiêu chuẩn thương mại và công nghiệp để áp dụng trên toàn thế giới.

Theo tiêu chuẩn của ISO 9001: 2015 thì "Tri thức của tổ chức" phải đạt yêu cầu sau:

Tri thức đó phải thật sự cần thiết cho việc thực hiện các hoạt động do tổ chức tiến hành để các sản phẩm và dịch vụ phù hợp với yêu cầu của sản xuất – kinh doanh.

Những tri thức của tổ chức luôn được duy trì và sẵn có ở mức cần thiết.

Khi nhu cầu và xu thế sản xuất – kinh doanh thay đổi thì tổ chức phải xem xét lại tri thức hiện tại của mình và xác định cách thức thu nhận, tiếp cận những tri thức cần bổ sung và cập nhật những thông tin cần thiết.

Tri thức của tổ chức học tập được hình thành và tích lũy bằng nhiều con đường:

Trước hết, thông qua quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc dịch vụ, tổ chức rút ra được những bài học hay, những kinh nghiệm tốt nhờ phân tích những nguyên nhân thành công và chưa thành công: Đây là những tri thức cụ thể nhờ những trải nghiệm thực tế rất sống động. Tuy nhiên, khi tình hình hoạt động thay đổi, người ta không thể áp dụng nguyên mẫu tri thức đã có sẵn, mà phải tìm kiếm thêm những tri thức mới.

Tri thức mới cần được bổ sung thường có từ những con đường khác nhau mà ta gọi là những tri thức đến từ bên ngoài tổ chức. Những con đường chủ yếu là:

Hội nghị, hội thảo khoa học; Sách báo, tư liệu in và trên mạng; các kho tư liệu; tài nguyên giáo dục Mở trong các lĩnh vực đào tạo bồi dưỡng, nhất là trong các trường đại học và dạy nghề, các công trình khoa học thuộc các trường, học viện, viện nghiên cứu…

Những kiến thức từ các đối tác trong sản xuất, kinh doanh và dịch vụ.

Mọi tổ chức luôn có nhu cầu về tri thức mới, đồng thời luôn hướng đến việc làm giàu tri thức ngay từ khi được thành lập. Tổ chức hiểu hơn ai hết rằng, tri thức là một nguồn lực, một vốn trí tuệ, một tài nguyên kiến thức mà nhờ đó họ mới đủ năng lực để cạnh tranh trên thị trường.

Những thành viên của tổ chức khi bắt đầu tham gia bao giờ cũng đã có sẵn những tri thức nào đó. Thông thường, khi tuyển chọn nhân lực, các tổ chức chú ý nhiều đến những cá nhân có những tri thức chuyên ngành phù hợp. Tuy nhiên, không hiếm trường hợp các doanh nghiệp rất chú ý đến nhân sự có những điều kiện quan trọng như giỏi hoặc sử dụng được nhiều ngoại ngữ, có năng lực tự học để nắm bắt nhanh những tri thức mới mà tổ chức cần, có những phẩm chất giúp đương sự thích ứng nhanh với văn hóa của doanh nghiệp.

Nhìn chung, các tổ chức muốn có vốn tri thức tăng nhanh, đáp ứng yêu cầu hoạt động, họ thường phải quan tâm đến mấy yêu cầu sau đây của nhân sự:

Việc cá nhân nào đó có đơn xin làm việc tại tổ chức, đầu tiên là được hướng nghiệp kỹ lưỡng. Tổ chức cần kiểm tra ngay từ đầu sự hiểu biết của đương sự đối với những chuyên môn có trong tổ chức, có sự ham mê, hứng thú với công việc mà họ muốn được làm, có đủ điều kiện về sức khỏe, về tâm lý thông qua giám định lao động…

Có kiến thức nền tảng vững chắc, trước hết là những hiểu biết và kỹ năng về công nghệ thông tin và về ngoại ngữ, đồng thời, những kiến thức chuyên ngành không bị lỗi thời.

Có một trình độ văn hóa lao động cần thiết để ngay từ đầu, họ phải thể hiện được những phẩm chất nhân cách trong lao động, trong ứng xử cũng như trong hợp tác, gắn kết với tập thể lao động và đồng hành lâu dài với doanh nghiệp.

Trong điều kiện chuyển đổi số các hoạt động của tổ chức, người lao động sẽ tương tác với hệ thống máy móc thông minh. Vì thế, người lao động phải có đầy đủ những năng lực số với những kỹ năng số cơ bản. Một trong những kiến thức nền tảng của năng lực số là ngoại ngữ và văn hóa mạng.

Hành trình tri thức của một tổ chức học tập

Trên kia chúng ta đã thấy, các tổ chức khi tuyển chọn nhân lực thường chú ý xem xét nhân sự có những kiến thức phù hợp hay không với yêu cầu công việc của mình. Nếu nhân sự đáp ứng thì họ kỳ vọng sự đóng góp tích cực của thành viên mới cho tổ chức. 

Nhưng tình hình tuyển chọn nhân sự hiện đã có những thay đổi khi tổ chức hoạt động theo yêu cầu của kinh tế tri thức và chương trình chuyển đổi số. Người ta nhận thấy rằng, kiến thức chuyên môn – nghiệp vụ ngày nay rất nhanh chóng bị lão hóa. 

Cho nên, nếu nhân viên mới chỉ dừng lại ở những kiến thức đã có khi bắt đầu tham gia tổ chức thì chưa đủ. Tổ chức hiện nay đòi hỏi những thành viên mới ngay từ đầu đã phải nhanh chóng tích lũy những kiến thức mới thông qua việc học tập dưới nhiều hình thức, đặc biệt là qua tự học. 

Những kiến thức mới phải liên tục được cập nhật để tạo ra năng lực thích ứng với những yêu cầu của hoạt động do tổ chức tiến hành. Vì thế học tập phải được coi là nền tảng phát triển của tổ chức.

Những tổ chức, những doanh nghiệp có quy mô lớn thường có trung tâm đào tạo nhân lực nội bộ với những chương trình học tập, huấn luyện hướng đến việc tạo ra và cung cấp cho thành viên của tổ chức những kiến thức mới nhất.

Năm 2006, Senge đưa ra nhiều ý tưởng về tổ chức học tập trong doanh nghiệp và nhấn mạnh rằng, các tổ chức sẽ thực sự mạnh mẽ trong tương lai khi mà biết cách xây dựng và khai thác năng lực của các thành viên ở mọi cấp độ.

Việc tổ chức học tập trong một doanh nghiệp hiện đại thường dựa theo mấy nguyên tắc sau đây của Senge:

Mỗi cá nhân thông qua học tập phải có được năng lực làm chủ bản thân mình (Personal mastery).

Mỗi cá nhân phải tự mở rộng năng lực của chính mình để tự tạo ra được những kết quả mà họ mong muốn. Họ sẽ hướng đến những mục tiêu và mục đích quan trọng một cách thành công.

Mỗi cá nhân sẽ có những đổi mới trong cách nhìn nhận thế giới và định hình được hoạt động của mình theo cách nhìn nhận đó.

Thông qua học tập, mỗi cá nhân sẽ có được tầm nhìn chung (Shared Vision) về tương lai và chia sẻ tầm nhìn cho đồng nghiệp.

Việc học tập trong tổ chức sẽ hình thành những nhóm học tập và tạo nên phương thức học theo nhóm (Team Learning). Nhóm học tập là mô hình thu nhỏ của việc học trong tổ chức. Học nhóm sẽ phát triển được nhiều kỹ năng như kỹ năng đối thoại, kỹ năng tư duy phản biện, kỹ năng chia sẻ tri thức… từ đó nhóm có được trí thông minh và khả năng phát triển lớn hơn tổng tri thức của mọi thành viên.

Cùng với việc làm cho tổ chức biết học tập, trên thực tế, các tổ chức lại nhận ra rằng, những chuyển biến trong nội bộ cũng là một vấn đề phải quan tâm. Dưới tác động của cách mạng công nghiệp lần thứ tư và chương trình chuyển đổi số, việc liên tục thay đổi các công nghệ và trang bị lại những thiết bị kỹ thuật sẽ làm thay đổi cách nghĩ, nếp nghĩ; nhiều khái niệm mới, nhiều kỹ năng mới cần hình thành, cách quản trị và phương pháp điều hành tổ chức cần đổi mới. Từ thực trạng này, các hoạt động nghiên cứu cũng cần phải đẩy mạnh.

Như vậy, học tập là một hoạt động thường xuyên, đồng thời nghiên cứu cũng sẽ được tổ chức thúc đẩy liên tục. Thực ra, nghiên cứu cũng là một hình thức học tập, song, quá trình này có mục tiêu không trùng với học tập. Cần nhìn nhận rõ mấy điểm sau đây:

Hoạt động nghiên cứu là nền tảng quan trọng trong nền kinh tế tri thức, chính trong nghiên cứu, con người sẽ sáng tạo ra những quan niệm mới, những khái niệm mới, từ đó họ tạo ra những sản phẩm chưa từng có, hoặc chí ít cũng đưa ra được một ý tưởng mới trong việc tăng năng lực hoạt động của từng cá nhân thành viên và của cả tổ chức.

Hoạt động nghiên cứu đáp ứng các xu thế mới trong quản trị, trong điều hành hoạt động của tổ chức. Điều quan trọng ở đây là tổ chức cần nghiên cứu để xây dựng những quan điểm và tìm ra những cách thức, những công cụ phù hợp với chiến lược phát triển của mình và những xu hướng mới trong xã hội.

Hoạt động nghiên cứu giúp tổ chức chủ động thích ứng với những biến đổi của môi trường bên ngoài. Thách thức lớn nhất đối với tổ chức là sự biến động khó lường của thế giới đầy rẫy những bất trắc, khó dự báo và nhiều khi không tính hết được hậu quả. Biến đổi khí hậu, chiến tranh cục bộ, dịch bệnh mang tính toàn cầu, thị trường biến động… đều là những sự việc ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức.

Trong khi đó, hội nhập quốc tế với sự thâm nhập lẫn nhau giữa các quốc gia cũng là những cứ liệu phải quan tâm khi xây dựng chương trình hoạt động hoặc chiến lược phát triển của tổ chức. Đứng trước những thay đổi trong môi trường, trong xã hội mà tổ chức không bắt kịp xu hướng mới tất sẽ gặp nhiều rủi ro hoặc thất bại.

Hoạt động nghiên cứu sẽ đưa nhanh và kịp thời ứng dụng công nghệ vào thực tiễn.

Đưa nhanh và kịp thời những ứng dụng công nghệ vào thực tiễn là yêu cầu phải "đi trước", không bị tụt lại phía sau. Đi trước là lẽ sống còn, bởi thời đại công nghiệp 4.0 đòi hỏi các tổ chức muốn thắng lợi thì phải nhanh hơn, kịp thời hơn, đồng bộ hơn so với các tổ chức khác. Triết lý ở đây là "người đầu tiên tốt hơn là người giỏi nhất" (To be the first is better than to be the best). Có khả năng ứng dụng công nghệ một cách nhanh chóng trong tổ chức, các doanh nghiệp coi đó là một dạng năng lực quan trọng. Từ năng lực này, trong sản xuất, kinh doanh hoặc dịch vụ, tổ chức luôn là người đi tiên phong.

Cùng với học tập, nghiên cứu là hoạt động không thể thiếu được để tổ chức đi nhanh, đi tiên phong, hay nói khác đi, là phát triển nhanh hơn.

Học tập có bản chất là làm giàu thêm kiến thức mới, từ đó gợi mở cho người ta những mong muốn học thêm, học thêm nữa. Nhu cầu học được thỏa mãn sẽ phát sinh nhu cầu học tập tiếp theo, do đó học là hành trình không bao giờ cùng trong xã hội học tập.

Nghiên cứu là hoạt động tích hợp các kiến thức, tạo ra sự hiểu biết một cách hệ thống, sáng tạo ra khái niệm, ra tri thức mới – nghiên cứu là một dạng học tập đặc biệt.

Tóm lại, hành trình tri thức của một tổ chức cần được nhận thức như sau:

Mỗi cá nhân thành viên trong tổ chức đều thực hiện hành trình tri thức của riêng mình theo hướng chỉ đạo của tổ chức.

Trong mỗi hành trình tri thức của cá nhân thuộc tổ chức đều có sự song hành của hoạt động học tập và hoạt động nghiên cứu. Sự kết hợp hài hòa của cá hai hoạt động này làm cho hành trình tri thức thể hiện sự gắn kết giữa Học với Hành.

Tổng số tri thức của các hành trình tri thức do các thành viên riêng lẻ thực hiện sẽ được tổ chức phân tích, đánh giá và tạo nên một sự tổng hòa những tri thức riêng, tạo ra tri thức mới, năng lực mới của tổ chức.

Tri thức của tổ chức là nguồn vồn, nguồn tài nguyên quan trọng. Sự điều hành của nhà quản lý đối với hành trình tri thức của các thành viên luôn căn cứ vào công việc hàng ngày mà định hướng, thực hiện đúng các quy trình nghiệp vụ và sự tương tác nội bộ. 

Mặt khác, mọi hoạt động học tập và nghiên cứu phải xuất phát từ những mục tiêu ưu tiên của chiến lược phát triển doanh nghiệp, đồng thời phải dựa vào văn hóa doanh nghiệp như một nền tảng cơ bản.

Đơn vị học tập

Ngày 20/2/2014, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định 281/QĐ-TTg về "Đẩy mạnh phong trào học tập suốt đời trong gia đình, dòng họ và cộng đồng giai đoạn 2012-2020". Trong Quyết định này Chính phủ yêu cầu xây dựng mô hình "Đơn vị học tập" trên địa bàn cấp xã.

Khái niệm "Đơn vị học tập" ở đây được giải thích là những cơ quan, trường học, doanh nghiệp, cơ sở sản xuất… dưới sự quản lý của chính quyền cấp xã. Với nội hàm của khái niệm "Đơn vị" như vậy, mọi người đều hiểu rằng, thuật ngữ Đơn vị ở đây đồng nghĩa với thuật ngữ Tổ chức (Organization).

Ngày 25/3/2022, Thủ tướng Chính phủ ra Quyết định 387/QĐ-TTg, phê duyệt Chương trình "Đẩy mạnh phong trào học tập suốt đời trong gia đình, dòng họ, cộng đồng, đơn vị giai đoạn 2021 2030". Triển khai Chương trình này, đơn vị học tập không còn đóng khung trên địa bàn hành chính cấp xã, mà còn được thực hiện trên địa bàn cấp huyện, cấp tỉnh, những cơ quan, doanh nghiệp, trường học, bệnh viện… và những tổ chức, đơn vị thuộc lực lượng an ninh, quốc phòng cùng các tổ chức đảng, đoàn thể, các lực lượng xã hội thuộc cấp trung ương.

Chủ trương phát triển các Đơn vị học tập không ngoài mục đích thúc đẩy cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên, kỹ thuật viên và những lao động trong từng cơ quan tham gia học tập suốt đời vì sự phát triển của đơn vị mình, hoàn thành tốt những nhiệm vụ mà đơn vị được giao, mỗi thành viên đều phải trở thành công dân học tập, cộng đồng các thành viên gắn kết thành những tập thể đoàn kết, hỗ trợ, giúp đỡ nhau cùng học tập và cùng tiến bộ.

Mô hình "Đơn vị học tập" hiện đang được triển khai trên mọi địa bàn hành chính trong cả nước với những tiêu chí cụ thể sau đây:

Hình trên đây là toàn bộ Bộ tiêu chí khung để đánh giá một tổ chức đạt danh hiệu "Đơn vị học tập". Khi triển khai việc xây dựng mô hình "Đơn vị học tập", tùy vào nhiệm vụ và chức năng đặc thù của mình, các tổ chức có thể bổ sung, thêm bớt những chỉ số đo để phù hợp với tính chất, nội dung, trình độ nhân sự và yêu cầu của Nhà nước đối với tổ chức.

Tuy vậy, việc bổ sung đó cần phải tuân thủ mấy quy định sau:

Trong giai đoạn 2021-2030, không thay đổi 3 tiêu chí cơ bản.

Đối với các chỉ số đo, không thêm số lượng mà chỉ thêm bớt những chi tiết bên trong từng chỉ số đo. Ví dụ, đối với một tập thể nông dân, yêu cầu 90% thành viên phải có trình độ trung học phổ thông hoặc tương đương. Nhưng với một tổ bộ môn của trường đại học thì phải quy định 100% có trình độ đại học trở lên, trong đó có thể ghi rõ mấy phần trăm là tiến sĩ, mấy phần trăm là phó giáo sư hay giáo sư…

Chương trình xây dựng đơn vị học tập sẽ kết thúc vào năm 2030, cho nên việc thay đổi cơ bản các tiêu chí và các chỉ số đo chỉ được đặt ra sau năm 2030.

Trên thực tế, nếu một số tổ chức tự giác đặt ra một số yêu cầu cao hơn thì Ban Chỉ đạo triển khai chương trình hoan nghênh và ủng hộ. Chẳng hạn, trong nhiều doanh nghiệp lớn, người ta yêu cầu cao về những kỹ năng số và các thành viên đều có thể được coi là "Công dân số". Nhiều trường đại học yêu cầu cao về ngoại ngữ, nhất là cán bộ giảng dạy phải biết sự dụng không dưới 2 ngoại ngữ.