Cần hành lang pháp lý cho chuyển đổi số lĩnh vực hệ thống công chứng số Quốc gia

Chuyển đổi số lĩnh vực công chứng - không đơn thuần chỉ là số hóa công chứng

Công chứng là một dịch vụ công thiết yếu trong lĩnh vực tư pháp. Chuyển đổi số đối với công chứng là một tất yếu, kết quả của hoạt động công chứng có liên quan chặt chẽ đến nhiều dịch vụ hành chính công và dịch vụ công khác.

Chuyển đổi số lĩnh vực công chứng không chỉ đơn thuần là việc số hóa hồ sơ giấy mà còn là việc chia sẻ, kết nối dữ liệu về công chứng với các cơ sở dữ liệu điện tử khác. Việc chuyển đổi số sẽ cho phép nghiệp vụ công chứng được thực hiện từ xa, rút ngắn khoảng cách về thời gian, không gian thực hiện và thay đổi hoàn toàn phương thức lưu trữ truyền thống.

Ngoài ra, nó cũng đem lại các lợi ích vượt trội giúp ngăn ngừa rủi ro pháp lý cho các tổ chức, cá nhân, nhà nước và các chủ thể có liên quan, giúp đáp ứng tốt hơn nhu cầu của xã hội trong việc gửi, nhận thông tin nhanh chóng, dễ dàng, tiết kiệm, việc đối soát, xác thực, xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác.

Giới thiệu về mô hình công chứng số quốc gia, đại diện VNPT cho biết, xây dựng hệ thống công chứng số quốc gia bắt đầu bằng việc triển khai các hệ thống tác nghiệp trên nền tảng số từ đó từng bước xây dựng và hình thành ra cơ sở dữ liệu quốc gia về công chứng.

Cơ sở dữ liệu công chứng tập trung sẽ là nơi duy nhất lưu giữ chứng cứ được tạo lập từ hoạt động công chứng. Xây dựng hệ thống công chứng số quốc gia là việc làm tất yếu trong xây dựng Chính phủ điện tử, Chính phủ số.

Do đó, cần sự vào cuộc quyết liệt của Bộ, đơn vị liên quan và của Hiệp hội Công chứng Việt Nam, vì xây dựng công chứng số hướng tới chuyển đổi số sẽ tạo nên sự xáo trộn đáng kể về quy trình tác nghiệp, cách thức vận hành hệ thống... Quan trọng nhất là việc hoàn thiện hành lang pháp lý để xây dựng và vận hành hệ thống này.

Đại diện VNPT cũng đưa ra một số mô hình xây dựng hệ thống và đề xuất phương án triển khai thí điểm phần mềm quản lý công chứng số tập trung để từng bước hình thành cơ sở dữ liệu quốc gia về công chứng.

Tại buổi làm việc, đại diện các đơn vị tham dự đưa ra một số vấn đề trao đổi như sẽ xảy ra việc lưu trữ song song bản giấy và bản điện tử, do đó phải đưa ra lộ trình số hóa hồ sơ cũ; việc số hóa đối với các vùng có điều kiện kinh tế chưa phát triển thực hiện như thế nào, quy định ra sao...

Xây dựng hệ thống công chứng số theo lộ trình phù hợp – cơ sở pháp lý phải đi trước một bước

Thứ trưởng Phan Chí Hiếu khẳng định, phải thống nhất nhận thức về chuyển đổi số, cũng như lượng hóa được việc chuyển đổi số trong lĩnh vực công chứng sẽ tiết kiệm được cho xã hội như thế nào, sự thuận tiện trong thực hiện ra sao đối với người dân và doanh nghiệp.

Phải lấy người dân và doanh nghiệp làm trung tâm để thực hiện và theo nguyên tắc xuyên suốt là vì lợi ích của khách hàng để giảm bớt các thủ tục hành chính và tạo sự thuận tiện trong thực hiện; từng bước số hóa hoạt động công chứng, việc thực hiện phải có lộ trình, xác định những hoạt động nào giải quyết trên môi trường mạng; đồng thời phân biệt rõ lưu trữ với số hóa, số hóa các hồ sơ cũ (trước thời điểm xây dựng hệ thống công chứng số quốc gia) để thực hiện việc lưu trữ.

Thứ trưởng cho rằng, không nên quy định bắt buộc số hóa để lưu trữ thông tin, mà số hóa hồ sơ cũ chỉ để tra cứu dữ liệu, chia sẻ thông tin trong thực hiện công việc.

Thứ trưởng cũng đưa ra một số định hướng trong việc xây dựng hệ thống cũng như nêu rõ "phân vai trách nhiệm" của từng cơ quan, đơn vị. Trong đó, về phía Bộ Tư pháp – cơ quan tham mưu, hoạch định chính sách, trên cơ sở đề xuất của Hiệp hội công chứng Việt Nam sẽ "chuyển hóa" các đề xuất vào các văn bản pháp luật, giúp xây dựng thể chế và giúp kết nối, chia sẻ dữ liệu với các cơ sở dữ liệu quốc gia khác.

Thứ trưởng nhấn mạnh, Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam phải chủ động đề xuất các yêu cầu để phát triển nghề công chứng ở Việt Nam, phải giúp cho người dân, doanh nghiệp thấy rõ được sự quan trọng và cần thiết của công chứng là giúp sàng lọc và tránh rủi ro về mặt pháp lý để họ đến và sử dụng dịch vụ của mình - như thế mới giữ được và phát triển được nghề công chứng ở Việt Nam.

Nhật Minh (Tổng hợp)