Sử dụng học bạ số, giáo viên cần lưu ý điều gì?

Sở Giáo dục và Đào tạo Thành phố Hồ Chí Minh đã có Quyết định số 1789/QĐ-SGD&ĐT ban hành Quy chế tạm thời quản lý, sử dụng Hệ thống theo dõi, đánh giá học sinh và Học bạ số ngành Giáo dục và Đào tạo Thành phố Hồ Chí Minh.

Theo đó, Quyết định này có một số nội dung đáng chú ý như sau:

Giá trị pháp lý của học bạ số (Điều 3)

Học bạ số có giá trị pháp lý tương đương học bạ giấy, được sử dụng thay thế học bạ giấy trong các thủ tục hành chính liên quan đến hoạt động học tập của học sinh.

Học bạ số phải được xác nhận bằng chứng thư số của nhà trường và chữ ký sử dụng chứng thư số của các cá nhân có trách nhiệm liên quan; thông tin thời gian ký số trên dữ liệu phải tuân thủ theo quy định chung về quản lý học bạ.

Học bạ số gồm cả 2 định dạng: PDF và XML có giá trị như nhau khi được sử dụng trên môi trường số.

Học bạ số được in ra có giá trị pháp lý tương đương học bạ giấy khi được xác nhận bởi cơ sở giáo dục phát hành học bạ, Sở Giáo dục và Đào tạo hoặc được sao y từ văn bản điện tử theo quy định.

Nguyên tắc thực hiện (trích Điều 4)

Sở Giáo dục và Đào tạo là đơn vị xây dựng và trực tiếp quản trị Cơ sở dữ liệu theo dõi, đánh giá học sinh và học bạ số dùng chung của Ngành, Nền tảng tích hợp dữ liệu của Ngành, Cổng xác thực học bạ số, Hệ thống quản lý dữ liệu Học bạ số của Thành phố.

Việc quản lý hệ thống theo dõi, đánh giá học sinh và học bạ số phải đảm bảo an toàn, an ninh thông tin, thời gian lưu hồ sơ vĩnh viễn.

Học bạ số được định danh thống nhất toàn Thành phố dựa trên Mã số định danh cá nhân của học sinh. Cơ sở giáo dục nơi phát hành học bạ là đơn vị duy nhất có thẩm quyền sửa chữa và chịu trách nhiệm về nội dung học bạ.

Việc phát hành học bạ được kiểm soát thông qua hệ thống Hệ thống dữ liệu theo dõi và đánh giá học sinh, quản lý học bạ số tại đơn vị, đảm bảo quy trình liên thông kết quả kiểm tra đánh giá được kiểm soát chặt chẽ, có lưu vết, có phân công trách nhiệm.

Chữ ký số của từng giáo viên trên học bạ số đảm bảo giáo viên chịu trách nhiệm cho nội dung phụ trách.

Nguyên tắc quản lý dữ liệu kết quả học tập của người học (trích Điều 5)

Cán bộ quản lý nhà trường: theo phân công của thủ trưởng đơn vị thực hiện ký xác thực kết quả cả năm cho từng lớp theo năm học. Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm quản lý tài khoản quản trị.

Giáo viên bộ môn: được phép cập nhật điểm số, thông tin học sinh và xác thực kết quả học tập (ký xác thực trên tập tin XML) của bộ môn từng lớp được phân công theo học kì và theo năm học.

Giáo viên chủ nhiệm: được phép cập nhật điểm số, đánh giá, thông tin học sinh và xác thực dữ liệu (ký số) đánh giá bằng điểm số và đánh giá bằng nhận xét của các môn học, hoạt động giáo dục của học sinh từng lớp được phân công theo học kì và cả năm học.

Nhân sự học vụ: được phép cập nhật thông tin hồ sơ học sinh, thông tin liên quan đến chuyển trường, rà soát dữ liệu học tập của người học và lưu trữ dữ liệu theo dõi và đánh giá học sinh năm học.

Nhân sự văn thư: được sử dụng chữ ký số của đơn vị xác thực, kết chuyển, ban hành dữ liệu theo dõi và đánh giá học sinh và học bạ số theo năm học.

Quản trị viên: có nhiệm vụ phân quyền, chức năng cho từng tài khoản Hệ thống quản lý dữ liệu người dùng dựa trên yêu cầu công việc và quyền hạn được giao; không tương tác được các nhiệm vụ, chức năng liên quan đến dữ liệu kết quả học tập và rèn luyện của người học.

Các hành vi không được làm (Điều 6)

1. Hành vi làm giả, sửa chữa thông tin trên học bạ số là hành vi vi phạm pháp luật và có thể truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

2. Truy cập trái phép, làm sai lệch, phá hủy hệ thống thông tin về dữ liệu kết quả học tập của người học.

3. Tiết lộ thông tin cá nhân trên học bạ số trái phép mà không được sự đồng ý của chủ thể.

4. Sử dụng hệ thống dữ liệu theo dõi và đánh giá học sinh số, học bạ số không hợp lệ để thực hiện các giao dịch.

5. Ép buộc, độc quyền, vận hành không lành mạnh trong việc khai thác và sử dụng dữ liệu.

Quy định về cập nhật kết quả đánh giá, xếp loại trên hệ thống quản lý nhà trường (Điều 13)

Dữ liệu theo dõi và đánh giá học sinh bao gồm: dữ liệu đầy đủ về các đánh giá bằng điểm số, nhận xét theo quy định (điểm đánh giá thường xuyên và điểm giá định kỳ, trung bình học kỳ, trung bình cả năm và các đánh giá nhận xét về kết quả rèn luyện năng lực).

Giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm trực tiếp nhập kết quả đánh giá, xếp loại vào hệ thống quản lý nhà trường do đơn vị lựa chọn. Kết quả đánh giá được cập nhật vào hệ thống quản lý nhà trường phải đồng nhất với kết quả trong hệ thống theo dõi, đánh giá học sinh của giáo viên.

Việc điều chỉnh các sai sót trong quá trình nhập thông tin, kết quả đánh giá, xếp loại trên hệ thống quản lý nhà trường theo đề nghị của giáo viên phải được sự cho phép của lãnh đạo đơn vị và được ghi nhận đầy đủ các điều chỉnh trong hồ sơ lưu trữ; khi chỉnh sửa dữ liệu phải có sự đồng ý của lãnh đạo đơn vị, giám sát của quản trị và giáo viên chủ nhiệm.

Lãnh đạo nhà trường chịu trách nhiệm về tính tiến độ nhập liệu của dữ liệu về kiểm tra đánh giá trên cơ sở dữ liệu ngành trước khi kết chuyển sang dữ liệu theo dõi và đánh giá học sinh.

Học bạ số - tiện ích cho cả cơ quan quản lí giáo dục và đơn vị trường học

Có thể nhận thấy, việc sử dụng học bạ số đem lại nhiều tiện ích cho cơ quan quản lí giáo dục, hiệu trưởng, giáo viên, nhân viên và học sinh vì một số lí do chủ yếu sau đây.

1. Đối với học bạ số, thông tin, dữ liệu từ các cơ sở giáo dục được đồng bộ lên cơ sở dữ liệu học bạ số của Sở Giáo dục và Đào tạo.

Tiếp đến, thông tin, dữ liệu được đồng bộ lên cơ sở dữ liệu học bạ số của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Dữ liệu thông tin học sinh và kết quả học tập được kết xuất chính xác và đầy đủ từ hệ thống phần mềm quản lý trường học, giúp các nhà trường, cơ quan quản lý dễ dàng theo dõi, truy xuất học bạ của các em học sinh.

2. Việc sử dụng học bạ số giúp hiệu trưởng các nhà trường, giáo viên, nhân viên tiết kiệm thời gian, giảm áp lực sổ sách.

Ví dụ, hiệu trưởng không phải mất nhiều công sức để xác nhận, phê duyệt học lực, hạnh kiểm hàng ngàn cuốn học bạ. Giáo viên bộ bộ môn, nhất là những môn ít tiết, không phải ghi điểm thủ công có khi lên đến cả ngàn cuốn học bạ.

Cùng với đó, việc sử dụng học bạ giúp tiết kiệm chi phí in ấn, thuận tiện lưu trữ và tăng tính chuyên nghiệp; công khai, minh bạch trong việc đánh giá, xếp loại học sinh, góp phần nâng cao chất lượng giáo dục.

Ngoài ra, với phụ huynh học sinh, học bạ số giúp theo dõi và kiểm soát quá trình học tốt hơn và rất thuận lợi khi học sinh chuyển trường học.

Theo Quyết định số 1789/QĐ-SGD&ĐT, nếu học sinh chuyển trường trước khai giảng năm học, thực hiện thủ tục trên Cổng thông tin chuyển trường Thành phố https://chuyentruong.hcm.edu.vn và trường tiếp nhận đến kế thừa toàn bộ dữ liệu học bạ số của học sinh từ trường đi và khởi tạo học bạ năm học tiếp theo.

Nếu học sinh chuyển trường trong năm học, thủ trưởng đơn vị sử dụng chứng thư số cá nhân và nhân viên văn thư sử dụng chứng thư số tổ chức kí số xác nhận kết quả giáo dục trong năm học tính đến thời điểm học sinh chuyển đi.

Trường tiếp nhận đến, kế thừa toàn bộ dữ liệu học bạ của các năm học trước, khởi tạo học bạ, xác thực kết quả học tập và rèn luyện của học sinh kể cả dữ liệu học kỳ I (nếu có) từ trường đi.

3. Phần mềm học bạ số còn tích hợp các hình thức ký số hiện đại như: ký số từ xa, giúp nhà trường và giáo viên ký học bạ nhanh chóng, dễ dàng.

Giáo viên chỉ cần bấm nút ký, phần mềm sẽ tự động căn chỉnh và chọn vị trí ký phù hợp nhằm tạo ra một file học bạ ký số thay vì phải mất thời gian tính toán chọn vị trí chữ ký.

Cùng với đó, học bạ số giúp giáo viên có thể kết chuyển dữ liệu theo đa dạng cấu hình tùy chỉnh, đáp ứng nhu cầu đặc thù riêng của từng tỉnh thành, mang lại sự yên tâm cho giáo viên.

Những nội dung liên quan đến chữ kí số được quy định cụ thể ở Điều 11 Quyết định số 1789/QĐ-SGD&ĐT. Cụ thể, quy định ký số trên tập tin PDF, ký số trên tập tin XML, ký số trên Hệ thống theo dõi, đánh giá học sinh và học bạ số.

Nhìn chung, học bạ số giúp giáo viên tiết kiệm thời gian, giảm áp lực sổ sách, nhà trường quản lý dữ liệu học tập thống nhất, khoa học, nâng cao hiệu quả điều hành.

Rất mong Bộ Giáo dục và Đào tạo sớm ban hành hướng dẫn học bạ số thống nhất trên toàn quốc để các địa phương có đủ hành lang pháp lý thực hiện tại các cơ sở giáo dục.