Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thế nào được coi là chứng từ hợp pháp?

Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền đã triển khai trên toàn quốc nhưng tỉ lệ còn thấp

Ngày 23/8/2022, Tổng cục Thuế đã ban hành Quy trình quản lý hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền tại Quyết định số 1391/QĐ-TCT.

So với hóa đơn điện tử có mã thông thường, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền giúp chủ động hơn trong việc điều chỉnh sai sót do hóa đơn điện tử khởi tại từ máy tính tiền được gửi vào cuối ngày chứ không gửi từng hóa đơn như loại hóa đơn có mã thông thường;

Bên cạnh đó, tại một địa điểm bán hàng có thể thiết lập nhiều máy tính tiền theo quy định để xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng một cách nhanh chóng, thuận lợi, phục vụ tốt hơn cho khách hàng.

Về kết quả triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, Tổng cục Thuế cho biết, từ thời điểm chính thức vận hành ngày 15/12/2022 đến nay đã có 62/63 Cục Thuế báo cáo kế hoạch triển khai giai đoạn 1 (đến hết tháng 3/2023), với tổng số người nộp thuế sẽ triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là 3.943 cơ sở kinh doanh. Trong đó, doanh nghiệp là 1.850, hộ kinh doanh là 2.093. 

Trong số 62 Cục Thuế đã đăng ký triển khai giai đoạn 1 thì đã có 25 Cục Thuế chính thức phát sinh tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Tổng số hóa đơn điện tử đang sử dụng của 3.943 cơ sở kinh doanh là 85.387.372 hóa đơn điện tử, trong đó có 544 hóa đơn điện tử là từ máy tính tiền đã được gửi đến hệ thống của cơ quan thuế.

Trong số 3.943 cơ sở kinh doanh đã đưa vào kế hoạch triển khai giai đoạn 1 thì đã có 805 cơ sở kinh doanh đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền nhưng vẫn đồng thời sử dụng các hình thức hóa đơn điện tử khác nên việc xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền còn chưa nhiều.

Theo Tổng cục Thuế, cần tiếp tục quán triệt, tháo gỡ khó khăn để triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và đề xuất trong thời gian tới. Số lượng cơ sở kinh doanh đã đăng ký thành công trên hệ thống so với tổng số đã đăng ký theo kế hoạch của giai đoạn 1 mới chỉ đạt 20% là thấp và khả năng đạt được 100% trong 2 tháng tiếp theo là khó khăn.

Tăng cường phối hợp triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền    

Tổng cục Thuế đã xác định triển khai hóa đơn điện tử là một nhiệm vụ trọng tâm, quan trọng tạo nền tảng về dữ liệu để thực hiện quản lý thuế hiệu quả, là động lực cho công cuộc chuyển đổi số ngành Thuế nói riêng và góp phần thúc đẩy chuyển đổi số trong doanh nghiệp và của toàn xã nội nói chung.

Tại cuộc họp triển khai giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền của Bộ Tài chính ngày 3/2/2023, Bộ trưởng Bộ Tài chính Hồ Đức Phớc cho biết quy định hiện hành cho phép người nộp thuế thuộc lĩnh vực bán lẻ được lựa chọn (không bắt buộc) hình thức hóa đơn từ máy tính tiền. 

Trong thời gian tới, sau khi các giải pháp kỹ thuật, năng lực phục vụ đã đáp ứng yêu cầu lớn thì cần sửa đổi, bổ sung các quy định về hóa đơn điện tử theo hướng bắt buộc lĩnh vực bán lẻ phải sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền, đặc biệt trọng tâm là nhà hàng, khách sạn, siêu thị, kinh doanh vàng bạc. Đồng thời quy định cụ thể các chế tài xử phạt nếu không áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Để thực hiện thành công hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, Bộ Tài chính đề nghị các bộ, ngành, địa phương tăng cường công tác phối hợp. Cụ thể, Bộ Tài chính sẽ lựa chọn trọng điểm 3 địa phương để tập trung triển khai gồm: Hà Nội, Hải Phòng, thành phố Hồ Chí Minh để đảm bảo 100% hóa đơn điện tử kết nối máy tính tiền vào cơ sở dữ liệu của cơ quan thuế.

Các bộ, ngành trong phạm vi chức năng nhiệm vụ, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý sản xuất, kinh doanh cần đẩy mạnh hơn nữa công tác phối hợp với Bộ Tài chính trong việc tuyên truyền tới người dân doanh nghiệp về lợi ích của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Bộ Tài chính sẽ ban hành kế hoạch triển khai, chương trình hành động; đồng thời Bộ trưởng Bộ Tài chính sẽ có Thư gửi lãnh đạo tỉnh ủy, ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố để đề nghị tăng cường phối hợp đẩy mạnh triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thế nào được coi là chứng từ hợp pháp?

Việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền không phải là quy định bắt buộc mà doanh nghiệp, hộ kinh doanh có thể lựa chọn hình thức hóa đơn này để đáp ứng cho nhu cầu sử dụng của mình và của khách hàng.

Trường hợp người mua là tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh thì khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh khi đã đăng ký và được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế thì phải có trách nhiệm xuất hóa đơn đối với mọi giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần.

Cụ thể, người bán khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế có trách nhiệm:

- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;

- Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC;

- Có trách nhiệm sử dụng dải ký tự mã của cơ quan thuế cấp khi lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế để đảm bảo duy nhất;

- Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã khởi tạo từ máy tính tiền cho cơ quan thuế ngay trong ngày thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.