Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ

Tầm quan trọng của việc lưu trữ tài liệu

Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu chính xác, có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế - xã hội, phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội của một ngành, một địa phương hay cả đất nước; là những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát… 

Cách đây 74 năm, ngày 3/1/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Thông đạt số 01CP/VP gửi các Bộ trưởng trong đó nêu rõ: "Xét rằng một vài công sở đã tự tiện hủy bỏ hay bán các công văn và hồ sơ cũ. Hành động ấy có tính cách phá hoại, vì sợ làm mất những tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia. Vậy yêu cầu các ông Bộ trưởng ban chỉ thị cho nhân viên các Sở phải gìn giữ tất cả các công văn, tài liệu và cấm không được hủy những công văn, tài liệu ấy nếu không có lệnh trên rõ rệt cho phép hủy bỏ. Xin nhắc rằng những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về những Sở lưu trữ công văn thuộc Bộ quốc gia Giáo dục tàng trữ. Những viên chức không tuân lệnh này sẽ bị nghiêm trị". 

Thực hiện nghiêm lệnh của Chủ tịch Hồ Chí Minh, công tác lưu trữ của ngành Tài chính trong suốt những năm kháng chiến kiến quốc và những năm xây dựng đất nước đi lên chủ nghĩa xã hội đã được đảm bảo. Rất nhiều tư liệu của ngành đã được đưa vào lưu trữ lịch sử quốc gia. 

Vì lẽ đó trong những năm gần đây, Bộ Tài chính đã ban hành nhiều văn bản nhằm hiện đại hóa công tác lưu trữ. Tuy nhiên để việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác này hiệu quả cần phải được nghiên cứu một cách bài bản. Hạ tầng quá tải, ứng dụng công nghệ thông tin còn rất thấp. Bên cạnh đó, Chính phủ số đã bắt đầu đi vào hoạt động nhưng khối lượng tài liệu lưu trữ bằng giấy vẫn còn sản sinh nhiều, việc quản lý tài liệu lưu trữ bằng cách thức truyền thống gây tốn kém rất nhiều sức người, sức của.

Quá tải các tài liệu cần lưu trữ 

Đến thời điểm 31/12/2017, ngành Tài chính vẫn đang quản lý tổng số 836.574 mét tài liệu, trong đó tài liệu đang bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan của các đơn vị là 713.027 mét; tài liệu tại các đơn vị chuyên môn chưa giao nộp vào lưu trữ cơ quan là 123.547 mét. Trong đó, tại cơ quan Bộ đang quản lý 6.360 mét, tại khối các đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp thuộc Bộ đang quản lý 3.734 mét, khối Tổng cục và tương đương đang quản lý 826.481 mét tài liệu. 

Tính đến hết năm 2019, con số trên tăng lên khoảng 20%, số liệu này cho thấy Bộ Tài chính đang quản lý khối lượng tài liệu lưu trữ khổng lồ và tăng theo bội số trong những năm vừa qua. Với số lượng tài liệu lưu trữ quá lớn đã gây ra tình trạng quá tải nặng nề kho lưu trữ đối với hầu hết các đơn vị hệ thống trong ngành Tài chính

Bên cạnh con số khổng lồ về tài liệu giấy, hoạt động hàng ngày của ngành Tài chính cũng đã phát sinh số lượng không nhỏ tài liệu điện tử, tuy nhiên cho đến nay Bộ Tài chính chưa hình thành được nguồn thông tin (dữ liệu) điện tử lưu trữ đủ nhiều và có chất lượng cao để phục vụ công tác chỉ đạo điều hành, hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định hành chính kịp thời; nhất là kết quả tin học hóa chưa hỗ trợ đắc lực cho việc ra quyết định hành chính cũng như đáp ứng đầy đủ thông tin của doanh nghiệp và nhân dân; hỗ trợ các ngành kinh tế – xã hội khác phát triển. 

Thực tế này đặt ra bài toán cần lời giải đối với các cấp có thẩm quyền quản lý về công tác lưu trữ của ngành Tài chính là cần thiết phải thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ mạnh mẽ, quyết liệt nhằm giải phóng sức người sức của cho việc quản lý khối tài liệu giấy khổng lồ và tạo lập được dữ liệu điện tử nhằm đáp ứng kịp thời yêu cầu quản lý của ngành.

Tận dụng ưu thế công nghệ, số hóa công tác lữu trữ 

Trước sự phát triển mạnh mẽ của cộng nghệ thông tin, ưu thế sử dụng các phần mềm quản lý của Bộ Tài chính và thực trạng quá tải của hạ tầng kho lưu trữ, nhóm nghiên cứu Đề tài khoa học "Các giải pháp thúc đẩy ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ của ngành Tài chính" đã đưa ra được quan điểm, mục tiêu, nguyên tắc và lộ trình thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ đồng thời chỉ ra việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ hiện nay là việc phải làm, cần làm và phù hợp với sự trở mình tất yếu của thời đại. 

Bởi lẽ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ là phương tiện, cách thức giúp cho các cấp quản lý tối ưu hóa các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như thu thâp, chỉnh lý, giao nộp, tiêu hủy, bảo quản đặc biệt là nghiệp vụ phục vụ khai thác tài liệu. Tăng khả năng tiếp cận tài liệu lưu trữ lên gấp nhiều lần, thuận tiện và nhanh chóng hơn gấp nhiều lần.

Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ tiết kiệm đáng kể sức người sức của cho ngân sách Quốc gia: Giải phóng đáng kể sức lao động cho toàn ngành Tài chính nói riêng và nền hành chính nhà nước nói chung trong công tác quản lý, bảo quản tài liệu giấy. Góp phần giải quyết vấn đề thiếu nhân lực làm công tác lưu trữ trong toàn ngành được nêu ra trong nhiều năm qua.

Hơn thế nữa việc áp dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ còn tận dụng được rất nhiều ưu thế và tiết kiệm rất lớn từ tài liệu điện tử hình thành từ các ứng dụng công nghệ thông tin. 

Cụ thể như tại cơ quan Bộ: Theo số liệu thống kê từ tháng 12/2015 đến 14/3/2019 số lượng văn bản điện tử được lưu trữ, quản lý trên Chương trình edocTC là 1.624.072 văn bản. Trong đó, có 1.255 253 văn bản đến, 205.485 văn bản đi, 162.206 Tờ trình Bộ và các văn bản nội bộ khác. Riêng năm 2019, số lượng văn bản đến qua chương trình eDocTC ước đạt 137.166 văn bản, tổng số văn bản đi phát hành ước đạt 24.394 văn bản, trên 70% văn bản gửi đến Bộ Tài chính luôn được tiếp nhận, phân loại và chuyển giao kịp thời cho các đơn vị quan phần mềm Edoctc.

Bên cạnh các ứng dụng văn bản điều hành, trong ngành còn rất nhiều các ứng dụng chuyên môn khác như các ứng dụng quản lý ngân sách, Tabmis, công sản, quản lý nợ... các ứng dụng này đều tạo ra nguồn dữ liệu điện tử rất quý, nếu được quản lý về một mối theo chế độ lưu trữ cơ quan sẽ phục vụ cho công tác quản lý điều hành của Bộ Tài chính nhanh chóng, chính xác, thuận tiện và hiệu quả hơn.